בע"ה י"ב אדר תשע"ט
הרשמה לניוזלטר שלנו

Close

נהל את המשימות, כדי שהם לא ינהלו אותך

טיפ לבעלי עסקים: כיצד נדע להתנהל נכון עם ערימת המשימות שיושבת לנו על השולחן בבית ובעבודה? בואו ונעשה סדר, תרתי משמע

  • אפרים בן שוחט, יועץ ארגוני ועסקי. חברת יעדים
  • כ"ט שבט תשע"ט - 10:20 04/02/2019
גודל: א א א

"אני מרגיש כמו עכבר במרוץ עכברים, הלחץ קובר אותי. עשרות מיילים שלא נקראו, 110 וואצאפים שמחכים לתשומת ליבי, 10 אנשים שאני צריך לחזור אליהם וכל כך הרבה משימות שפשוט מעלות עובש".

מחשבות לא רצויות של מנהלים

"והאמת, לא רואה סיבה לטפל בכל זה, כי עד שאגמור הכל - תהיה לי כבר רשימה חדשה. אני עסוק כל היום בכיבוי שריפות ובמרדף אחרי הזנב של עצמי. אני כבר מתקשה לחשוב בבהירות, הכל מעורפל אצלי. את העבודה אני לוקח הביתה גם בערב, אמנם לא פיזית, אבל היא שם, בראש שלי, כל הזמן. שילמתי מחירים רבים כדי להמשיך בתפקיד הזה.

והאמת, לא רק אני, גם אשתי והילדים שילמו. ומידי פעם מתגנבות מחשבות לראשי - האם כל זה שווה את זה? ואז, לפני שהמסקנה מגיעה - אני מסיח את הדעת במהירות. והאמת, אני פשוט מפחד לשמוע את התשובה."

את המשפטים האלו שמעתי ממנהל איתו עבדתי. משפטים דומים - בניסוחים מעט שונים - אני שומע כל הזמן.

כיצד קרה שהמנהל עסק בכיבוי שרפות?

מה עשיתי איתו? כצעד ראשון מיפינו את הדברים המשמעותיים בהם הוא עסק:

פתרון תקלות, מילוי חורים בסידור העבודה בפועל כשעובד חסר, טיפול בדברים שכבר אינם סובלים דיחוי, פתרון בעיות חריגות שעולות מצד העובדים, הלקוחות והספקים. יתרת הזמן שלו התפרסה על משימות שוטפות קטנות.
אם ננסה למצוא לזה הגדרה: מנהל זה היה עסוק בכיבוי שריפות ובעבודה במקום העובדים. שני אלו היו 'זוללי הזמן' הגדולים ביותר שלו.

אבל רגע, מה עם התפקידים שאמורים היו להיות העיקריים אצלו? כמו - בקרה מסודרת לפעילות העסק, פיתוח עסקי, שגרות ניהוליות, קבלת החלטות, שדרוג ושיפור המערכת, ניהול הכספים, מעקב אחר היעדים? אלו קיבלו מצידו התייחסות מועטת, אם בכלל.

אפקט הקרוסלה

כשאנו לא עושים את תפקידי הניהול העיקריים שלנו נוצרות יותר בעיות, ואז הקרוסלה - מסתובבת מהר יותר. ואנחנו - תקועים בתוכה, עם סחרחורת כמובן.

התגובה הטבעית שלנו היא לעבוד קשה, קשה מאד. להישאר ערים לילה שלם בשביל לגמור עודף משימות. ואז, אנחנו חושבים, אחרי שנתגבר על עומס המשימות, נוכל סוף סוף להתנהל בנחת ולעסוק בדברים החשובים שיקדמו אותנו באמת.



אבל אז מגיע השלב הכי קשה - מחסלים את המשימות, נשארים ערים לילה שלם (ושוב לאשתך זה נמאס...) אבל בתוך יומיים הרשימה חוזרת לאורכה הרגיל. מייאש, אה?

עצור! קח דף ועט

מנהלים שנמצאים בתחושות אלו מתקשים מאוד להאמין שקיימת דרך אחרת. זה נשמע להם כמו מדע בדיוני.

אם אתם מרגישים ככה, עצרו רגע. אני רוצה לבקש ממכם דקה אחת של שקט שבה רק תחשבו על השאלה - האם המחיר האישי והמשפחתי שווים את זה?

אם הייתם רוצים להתנהל אחרת, אני מציע לכם לעשות את הבדיקה הבאה, המאוד פשוטה. קחו דף ועט (או מקלדת ומחשב) ורשמו במה אתם עוסקים, פשוט רשמו הכל. אחר כך חלקו את המשימות לקבוצות לפי תחומי עיסוק.

כעת, חזרו לרשימה מהדוגמא של המנהל עליו סיפרנו ובדקו האם אתם מתנהלים כמוהו או באופן שונה. אם מרכז השעות שלכם מתחלק בצורה לא נכונה, יתכן שכדאי שאתם צריכים לעצור ולחשב מסלול מחדש, כי האפשרות להמשיך לדהור קדימה היא לא תמיד הפתרון.

תגובות (1) פתיחת כל התגובות כתוב תגובה
מיון לפי:

האינתיפאדה המושתקת


4 אירועי טרור ביממה האחרונה
האירועים מה- 24 שעות האחרונות ליומן המתעדכן > 27 מהשבוע האחרון